5 tips voor een effectieve vergadering

Effectief vergaderen blog WTC Meeting Center ArnhemIn Nederland besteden werknemers relatief veel tijd aan vergaderen. De tijd tikt maar door en ondertussen worden er maar geen knopen doorgehakt.Veel van deze vergaderingen kunnen sneller en effectiever. Tijd voor een aantal tips voor een effectieve vergadering!

1. zorg voor een duidelijke agenda

Een duidelijke agenda is de ruggengraat van iedere vergadering. Een agenda zorgt niet alleen voor structuur maar iedereen weet ook gelijk waar hij of zij aan toe is. First things first, zet daarom de belangrijkste punten boven aan de agenda. Mocht er gebrek aan tijd zijn, dan zijn in ieder geval de belangrijkste agendapunten behandeld. Daarnaast is het belangrijk dat de agenda ruim van te voren naar de deelnemers wordt verstuurd, hierdoor kan iedereen zich goed voorbereiden op de vergadering.

2. Zorg voor de juiste opstelling

De juiste opstelling kan een positief effect hebben op uw vergadering. Zo is een kring van stoelen effectief voor een brainstormsessie en carré of u-vorm juist perfect voor een werkoverleg. Wij beschikken over 14 verschillende zalen die allemaal naar uw wensen kunnen worden ingericht. Neem contact op met onze Meeting Expert voor de juiste opstelling, wij denken graag met u mee.

3. Begin de vergadering op tijd

Begint de geplande vergadering om 10:00 uur? Maar zijn alle deelnemers nog niet aanwezig? Gewoon beginnen! Tijd is voor alle deelnemers kostbaar, beloon daarom niet de laatkomers.

4. Bepaal een duidelijk doel van de vergadering

Wilt u gaan brainstormen, beslissingen nemen of worden er juist mededelingen gedeeld? Het is belangrijk om te weten wat u wilt bereiken tijdens een vergadering. Dit kan echter verschillen per agendapunt.

5. Maak gebruik van een timer

Wanneer u efficiënt wil gaan vergaderen kunt u het beste gebruik maken van een timer. Door per agendapunt een tijd in te stellen wordt voorkomen dat de vergadering uitloopt. Daarnaast kan de timer ook worden ingezet voor spreektijden. Zo weet elke deelnemer dat hij of zij maar een x aantal seconden of minuten heeft om zijn of haar standpunt duidelijk te maken. Wij bieden in al onze zalen een Meeting Kit aan met handige tools ter ondersteuning van uw vergadering, waaronder een kookwekker. Wij hopen dat u met deze 5 tips een effectievere vergadering zult ervaren. En vergeet niet; eindig de vergadering op het afgesproken tijdstip. Mocht dit echt niet lukken? Vraag dan alle deelnemers om toestemming. Een vergadering die uitloopt komt namelijk niet iedereen  uit.